מבנים ציבוריים משרתים מספר רב של אנשים בכל שעה משעות הפעילות, מכיוון שכך צריך המבנה להיות מתוחזק היטב, מתוכנן כראוי וערוך לקבל באווירה נעימה ונקייה את כל אחד מהבאים בשעריו. כולנו יודעים את החשיבות של הדבר הזה כאשר אנו עומדים בצד של המשתמשים, כלומר, נכנסים אל תוך מבנה ציבורי גדול. כאשר נעמוד בצד השני נגלה כי מדובר באתגר משמעותי ובמשימה מורכבת שדורשת כל כך הרבה עמל והשקעה.
שלב ראשון – תכנון נכון של התחזוקה
כמו כל משימה מורכבת, גם לגבי תחזוקה של מבנים ציבוריים גדולים יש חשיבות יתרה לתכנון המשימה. כאשר העבודה מתוכננת היטב ניתן ליישם את התוכנית כהלכה. התכנון יכלול בדיקה מדוקדקת של המבנה כולו על חלקיו ומפלסיו שונים, היכרות עם שערי המבנה, המרפסות והמתקנים הקיימים בו. כמו לדוגמה מעליות, חדרי שירותים וכדומה. ככל שמיפינו בצורה מדויקת יותר את המבנה הגדול בשלב התכנון, ככל שהכרנו אותו טוב יותר על כל אזוריו וחלקיו, כך נצליח לצאת לדרך של אחזקה יעילה ויסודית יותר.
שלב שני – הגדרת משימות התחזוקה
לאחר שיש תכנית מסודרת לגבי תכנון אחזקה, ניתן לעבור לשלב הבא. בו מגדירים את משימות התחזוקה הנדרשות במבנה המדובר. האם יש אזור גינון? אילו מערכות אלקטרו מכאניות קיימות במבנה? האם יש חלונות חיצוניים גדולים? האם יש במבנה פעילות מיוחדת שיוצרת כמויות משמעותיות של אשפה? ההגדרה הנכונה והמתאימה למבנה על פי אופי הפעילות שלו מאפשרת לנו לדייק את התוכנית ולהעביר אותה לשלבים מעשיים.
שלב שלישי – יעדים, תפקידים ומועדים
וכעת ניתן לעבור לשלב המעשי יותר, בשלב הזה נקבעים יעדים מדויקים וברורים. מהי תדירות הניקיון של חדרי המדרגות? אחת לכמה ימים מנקים את החלונות? מתי מפנים אשפה מהמבנה? מתי יש צורך לכסח את הדשא באזור הכניסה למבנה? מהי כמות חומרי האספקה שיש להזמין למבנה, ובאיזו תדירות יש לבצע הזמנה? כמו כן מתחלקת העבודה בין הצוותים השונים, כל אחד מהעובדים מקבל את המשימות הקשורות לתחום שלו, כך יוצאים לדרך.
יוצאים לדרך – בקרה ופיקוח
בכל תחום בו משימה מתחלקת בין צוותים ובין מספר רב של עובדים, חשוב מאוד לבצע פעולות בקרה ופיקוח. זאת כדי לנהל את כל הצוותים ולהבטיח כי אכן כל אחד מהעובדים מבצע את המשימות שנדרשות ממנו בהלימה לתוכנית המלאה. כמו כן נדרשת בקרה כדי לוודא כי התוכנית אכן הולמת את הצרכים וניתן מענה הולם לכל צורך שנוצר. בכל פרויקט חדש יש צורך לבצע דיוקים ושינויים בשלבים הראשונים, זאת כי גם אם התוכנית יסודית ומקצועית, עדיין עשויים להתגלות בתחילת הדרך חידושים שלא לקחו אותם בחשבון מראש. כמו מספר המשתמשים במבנה, מאפייני שימוש באזורים כאלו ואחרים ועוד.
מקצועיות וניסיון בתחום אחזקת מבנים ציבוריים גדולים
כאשר בוחרים חברה עבור ניהול אחזקת מבנים ציבוריים גדולים חשוב מאוד לתת את הדעת למקצועיות של החברה כמו גם לניסיון שהיא צברה בתחום. אמנם יש פעולות פשוטות שלא מצריכות השכלה מיוחדת או ידע מיוחד. אך כדי לנהל את כל המערך הזה חייבים אנשי מקצוע מומחים ומנוסים שיודעים כיצד לתכנן ולנהל את נושא האחזקה במבנה הציבורי הגדול.
שביעות רצון ותוצאות בשטח
בסופו של דבר יש מדד אחד להצלחה, והוא התוצאות בשטח ושביעות הרצון. כאן יש לדייק את נושא שביעות הרצון. היות ומדובר במבנה שמשרת את הציבור חשוב להתייחס לשביעות הרצון של בעלי המבנה ובעלי המשרדים / העסקים ששוכנים בו וכן לשביעות הרצון של הבאים בשעריו.
